Sistema di qualità e supporto sistemistico

Programma di finanziamento 
(e relativo sottoprogramma)
Convenzione MISE - DG-UIBM
Durata
19/12/2013 - 31/12/2015
Partecipanti
Fondazione Ugo Bordoni

Il progetto origina dalla necessità da parte di DGLC-UIBM di adeguare le proprie procedure al fine di migliorare l’integrazione dell’Ufficio nel contesto internazionale e aumentare l’efficacia del proprio mandato istituzionale. Per realizzare tali scopi UIBM deve dotarsi di un sistema di qualità per le proprie procedure che sia inquadrato in un’infrastruttura tecnologica di elevato livello. Il MiSE ha quindi individuato nella Fondazione Ugo Bordoni il soggetto più adatto per poter supportare con effetto immediato la DGLC-UIBM nello svolgimento di predette attività.

La convenzione prevede due macro attività: realizzazione di un sistema di qualità e supporto alla conduzione sistemistica.

Sistema di qualità
Per il supporto all’adozione del sistema di qualità, dovranno essere svolte dalla FUB le seguenti attività:

  1. supporto alla DGLC-UIBM nell’analisi della normativa attualmente in vigore, al fine di definire in modo non ambiguo gli ambiti di applicabilità delle varie norme;
  2. supporto all’individuazione delle linee guida operative riferite alle varie procedure;
  3. elaborazione della descrizione formale e completa (utilizzando uno standard internazionale) dei flussi lavorativi, automatizzati e “manuali”, attualmente realizzati e verifica della loro completezza rispetto a quanto previsto dal Codice e dalla normativa vigente (output del punto 1);
  4. redazione del documento che descrive il sistema di qualità dell’UIBM, utilizzando gli output del punto 1);
  5. descrizione formale ad alto livello dei processi operativi che attuano la norma primaria, corredata da Regolamento e circolari eventualmente modificate a seguito dell’attività di cui al punto 1); tale descrizione formale verrà effettuata utilizzando lo standard BPM 2.0;
  6. analisi e redazione di linee guida degli aspetti di usabilità delle fasi d’interazione tra persone e processi individuati al punto 5);
  7. redazione di un insieme di documenti che descrivano le azioni che devono essere compiute dall’utente al fine di ottenere i servizi desiderati e previsti dalla normativa vigente (punto 1).

Supporto sistemistico
Per il supporto all’attività sistemistica, le realizzazioni previste per il progetto sono le seguenti:

  • gestione sistemistica del CED;
  • servizio di analisi e gestione dati;
  • supporto all’Help Desk per assistenza al personale interno nella gestione del sistema di ticketing, dei sistemi delle postazioni, della videoconferenza, delle smart card, della PEC, del protocollo informatico;
  • attività di Help Desk di secondo livello nell’assistenza agli utenti esterni per le procedure di deposito telematico.

Nel corso del 2014, per quanto attiene al supporto nella conduzione sistemistica dell’UIBM, la Fondazione ha svolto una serie di attività di natura prettamente operativa necessarie a garantire il funzionamento dei servizi esposti. In particolare, FUB ha svolto le seguenti attività:

  • manutenzione applicativa e gestione sistemistica del sistema TMView;
  • analisi preliminare della configurazione del server TMView e semplificazione della configurazione della rete interna per la gestione del sistema;
  • realizzazione di un test plant su macchina virtuale per il testing della migrazione dei TMview Webservices e del relativo DB in virtuale;
  • risoluzione dei problemi di replica ed esportazione dei servizi verso OAMI inclusa la soluzione dell’effettiva irraggiungibilità dei web services dall’esterno;
  • studio dei problemi di riavviabilità del servizio e relativa soluzione;
  • verifiche preliminari dei problemi di riallineamento del database EU TMView con il database TMView locale;
  • analisi dei problemi di replica ed esportazione dei servizi TMView verso OAMI con relativo totale riallineamento fra i due DB;
  • correzione degli errori presenti nello script di estrazione di dati e immagini da inviare ad OAMI.

Inoltre sono stati predisposti sia il documento di progettazione per il nuovo piano di indirizzamento sia la proposta progettuale relativa alla nuova architettura dei sistemi TMView e DSView.

Per quanto riguarda alcuni problemi di navigazione dall’interno della rete UIBM, segnalati e successivamente risolti, è stata effettuata l’analisi della configurazione del proxy di navigazione e del relativo traffico.

Oltre all’assistenza di tipo sistemistico la Fondazione ha svolto attività di Help Desk di secondo livello fornendo assistenza, sia telefonica sia via email, agli utenti esterni, in relazione alla procedura di deposito telematico della traduzione di brevetto europeo, messa a disposizione degli utenti a partire dal mese di luglio. Per lo svolgimento di tale attività la Fondazione ha garantito la presenza continuativa del proprio personale presso la sede UIBM.

Tale personale ha anche svolto attività di Help Desk per il personale interno dell’UIBM fornendo assistenza tecnica nella manutenzione delle postazioni, delle stampanti e nell’aggiornamento dei sistemi operativi.

Per quanto attiene all’attività di analisi e gestione dei dati è stato effettuato il censimento di tutte le statistiche richieste ad UIBM sia da organismi internazionali esterni (WIPO, EPO, OAMI) che dall’interno (bollettino marchi, statistiche economiche, andamento generale delle richieste e delle concessioni).

Infine sono state prodotte tutte le statistiche richieste annualmente da WIPO attraverso la creazione di apposite query di interrogazione del DB SARA.